Confiserie Napoleon: Professionalisierung, Wachstum und Wissenstransfer mit EZ-GO

Kontinuierliche Verbesserung

Maßnahmen melden und nachverfolgen

Confiserie Napoleon ist ein bekannter Name: Jeder kennt die Süßigkeiten, ob die runden Zitronenbonbons oder die Halspastillen. Das Unternehmen besteht seit 1912 und hat vor rund zehn Jahren einen umfassenden Professionalisierungsprozess durchlaufen, indem es Standards und Arbeitsabsprachen festgehalten hat. Und zwar auf Papier. Seitdem hatte sich wenig geändert. Bis auf die Lage: Das Unternehmen sieht neue Wachstumschancen, erfahrene Mitarbeitende gehen in Rente und neue Leute kommen hinzu.

Wim Rutten ist Floor Manager am Standort Breskens. „EZ-GO ist genau das, was wir gebraucht haben, denn damit schlagen wir mehrere Fliegen mit einer Klappe. Die Digitalisierung von Checklisten und Arbeitsanweisungen sorgt dafür, dass Aufgaben immer auf dieselbe Weise ausgeführt werden und vorbeugende Kontrollen konsequent stattfinden und ordentlich erfasst werden.“

„Außerdem haben wir erkannt, dass EZ-GO uns helfen würde, die Kommunikation zwischen den Schichten zu erleichtern. Fällt in der Tagschicht eine Abweichung auf, kann die nötige Maßnahme an eine andere Schicht weitergegeben werden, und das Ergebnis kommt direkt zurück. Mit der Foto- und Videofunktion lassen sich diese Maßnahmen äußerst einfach und transparent melden, zuweisen und bearbeiten. Probleme werden schneller gelöst, und wir können Ausfälle oder Stillstand öfter verhindern.“

Standards

Prüfung nach Standards

Verfahrenstechniker Thijs Moorthamer erläutert: „Es ist wichtig, dass wir die BRC-Standards erfüllen, das heißt, wir müssen nachweisen, dass bestimmte Dinge erledigt wurden. Das ginge auch auf Papier, aber mit diesem System geht es viel schneller und einfacher.“

„Außerdem sind einige unserer Produkte halal-zertifiziert, das heißt, unsere Reinigungsmethoden sind von einer Halal-Prüforganisation freigegeben. Weil unsere Arbeitsanweisungen in EZ-GO festgehalten sind, kann diese Prüforganisation vorab feststellen, dass unser Produktionsprozess halal ist.“

Kompetenzentwicklung

Schulung

Das Unternehmen hat eine sehr treue Belegschaft mit enorm viel Erfahrung und Wissen. Einige von ihnen gehen in den kommenden Jahren in Rente. Wie gibt man all dieses Wissen wirksam weiter? Wim Rutten: „Auch hier erweist sich EZ-GO als perfekte Lösung. Arbeitsanweisungen mit Fotos und Videos sind klar, eindeutig und ideal, um neue Mitarbeitende zu schulen. Wir nutzen EZ-GO auch, um Aufgaben für Führungskräfte anzulegen, mit denen sie prüfen können, welche Fähigkeiten die Mitarbeitenden haben und was sie noch auffrischen müssen.“

Einführung

Klein angefangen

Projektleiter Thijs Moorthamer ist für die Einführung verantwortlich. „Wir haben mit einem kleinen Team angefangen: ich selbst, unser Produktionskoordinator Patrick Datthijn und ein weiterer Qualitätsbeauftragter. Qualität und Produktion haben sich als sehr gute Kombination erwiesen. Beide achten auf unterschiedliche Aspekte, und jemand wie Patrick bringt dreißig Jahre Produktionserfahrung in den Prozess ein.“

„Zuerst haben wir mehrere Funktionen getestet, um das System kennenzulernen. Danach haben wir die Checklisten, Aufgaben und Audits für die Reinigungsarbeiten einer Produktionslinie erstellt. Diese Zeit haben wir auch genutzt, um die Reaktionen der Bediener einzuschätzen. Sie haben meist eine praktische Ausbildung, und wir haben uns gefragt, ob ein digitales Werkzeug wie dieses ankommen würde. Wie sich zeigte, waren sie begeistert, weil es so benutzerfreundlich ist.“

Vorgehen

Eine Einführung an einem Tag

Die Einführung lässt sich grob in zwei Phasen einteilen, erklärt Produktionskoordinator Patrick Datthijn: „Zuerst haben wir die Inhalte aktualisiert. Viele Arbeitsanweisungen waren seit Jahren nicht mehr überarbeitet worden, also haben wir sie alle geprüft und aktualisiert. Außerdem haben wir neues Foto- und Videomaterial erstellt. Als alles bereit war, konnten wir das gesamte Material für die erste Produktionslinie innerhalb eines Tages einpflegen.“

Diese Methode erwies sich als sehr wirksam und wurde auch für die anderen Abteilungen übernommen. Thijs Moorthamer: „Die Arbeitsanweisungen und One-Point-Lessons für alle fünf Produktionslinien und alle vier Verpackungslinien sind jetzt komplett drin.“

Ausbau

Nächster Schritt: Audits

Der nächste große Schritt wird die Einführung der Audits sein. Derzeit kostet es noch viel Zeit, Audits durchzuführen, zu erfassen und nachzuverfolgen. Hier erwartet Thijs Moorthamer den größten Effizienzgewinn: „Auch diesmal gehen wir in zwei Phasen vor: Zuerst überarbeiten wir das Audit und bauen es logischer auf. Außerdem erwarte ich weiteren Zeitgewinn, weil Audits direkt digital erfasst und Maßnahmen in Echtzeit zugewiesen werden. Kein Kopieren und Einfügen, kein Hochladen von Fotos und kein Versenden von Maßnahmen per E-Mail mehr.“

Auf Kurs

Ergebnisse

Projektsponsor Wim Rutten ist zufrieden: „Nach sechs Monaten sind jetzt alle Linien digitalisiert. Maßnahmen werden zuverlässiger und schneller nachverfolgt, und die Kommunikation zwischen der Produktion und der technischen Abteilung hat sich verbessert. Außerdem sieht man es in der Produktion selbst: Das Material ist geordnet, und die Werkzeuge liegen ordentlich am richtigen Platz.“

„Auch die Kommunikation mit unserem wöchentlichen externen Reinigungsdienst hat sich deutlich verbessert: Es gibt jetzt eine feste Aufgabenliste mit Kästchen zum Abhaken, und Rückmeldungen gehen ganz bequem hin und her. Was wir noch nicht messen können, ist, ob die Zahl der Störungen zurückgegangen ist, aber ich bin überzeugt, dass wir genau das langfristig sehen werden. Außerdem freut es mich sehr, dass wir das Wissen unserer erfahrenen Mitarbeitenden sichern konnten und dass wir neue Mitarbeitende blitzschnell einarbeiten.“

Vorteile

Unerwartete zusätzliche Vorteile

EZ-GO brachte mehrere Vorteile, die niemand eingeplant hatte, vor allem weil das iPad jetzt eine zentrale Anlaufstelle für Informationen ist. Patrick Datthijn: „Im Unternehmen werden regelmäßig allgemeine Mitteilungen per E-Mail verschickt. Manche Bediener schauen nicht sehr oft in ihre E-Mails, deshalb haben sie früher manchmal wichtige Informationen verpasst. Diese Rundmails lassen sich jetzt auf demselben iPad lesen, auf dem EZ-GO läuft.“

Thijs sieht einen weiteren Vorteil: „Wenn es nachts Prozessabweichungen gibt, machen die Bediener jetzt Videos und Fotos, die ich mir am nächsten Tag ansehe. So kann ich eine gründliche Ursachenanalyse machen und den Prozess verbessern.“

Auch die Produktentwicklung profitiert, erzählt Wim Rutten: „Wenn wir einen Prozess für ein neues Produkt entwickeln, fahren wir 24-Stunden-Testläufe. So sehen wir zum Beispiel, wann sich ein Produkt zu verfärben beginnt. Natürlich kann niemand den Prozess über den gesamten 24-Stunden-Zyklus begleiten. Mit EZ-GO machen wir jetzt jede Stunde ein Foto oder nehmen Videos mit den nötigen Informationen auf. So können wir den Prozess sehr genau einstellen.“