Hoogvliet: Die Best Practices sind jetzt fest in der Plattform verankert

Dokumentation

Nicht einmal auf Papier

Hoogvliet ist der einzige niederländische Supermarkt mit eigenen Bäckereien, die an Distributionszentren angebunden sind. So kann Hoogvliet seine Filialen mehrmals täglich mit frischem Brot beliefern. Die erfahrenen Bediener sind das wichtigste Kapital der Bäckerei. Doch Bäckereileiter Gerald Willemsen war es nicht wohl dabei, dass ihr Wissen über Produktionseinstellungen, Umrüstungen und Arbeitsweisen kaum dokumentiert war.

Willemsen: „Nicht einmal unsere Grundeinstellungen hatten wir auf Papier. Alle diese Informationen steckten in den Köpfen der Mitarbeitenden. Das macht einen verwundbar. Außerdem hatte jeder etwas andere Ansichten, was manchmal zu Diskussionen geführt hat. Wir wollen immer auf die bestmögliche Weise arbeiten. Diese Best Practice wollte ich festhalten.“

„Wir haben uns für EZ-GO entschieden, weil das System aus Sicht der Bediener entwickelt ist. Bediener können Aufgaben, Arbeitsanweisungen und Checklisten selbst erstellen, und genau das ist die große Stärke dieser Plattform. Das sorgt auch für Akzeptanz.“

Einführung

Eine Bedienerin am Steuer

Bedienerin Agnieszka Wojcik war sofort von der Plattform begeistert und bekam die Aufgabe, die Einführung zu leiten. „Für meine eigene Verpackungsabteilung konnte ich fast alles selbst ausfüllen, weil ich das Wissen dazu hatte. Für das, was in anderen Abteilungen passiert, zum Beispiel in der Produktion, habe ich mit den Bedienern und Teamleitern dort gesprochen.“

Teamleiter Tom van Dijk: „Ich habe erklärt, wie ein bestimmter Prozess im Werk abläuft, und Agnieszka hat ihn in der App dokumentiert.“ Agnieszka: „Die passenden Fotos und Videos zu erstellen, war viel Arbeit, aber es hat sich gelohnt, weil man auf einen Blick klar sieht, was zu tun ist. Außerdem sind die Texte in zwei Sprachen geschrieben: Niederländisch und Englisch.“

Willemsen: „Im November 2023 haben wir an einer unserer drei Produktionslinien ein achtwöchiges Pilotprojekt gestartet. Danach haben wir unter den Bedienern eine Umfrage gemacht, die viel Begeisterung gezeigt hat. Es war wirklich die richtige Arbeitsweise. Daraufhin haben wir beschlossen, das auszuweiten. Seit April 2024 arbeiten wir an allen Linien mit Aufgaben, Arbeitsanweisungen und Checklisten.“

Abstimmung

Die Best Practice gemeinsam festlegen

Eine Best Practice legt man nicht allein fest. Agnieszka hat deshalb immer verschiedene Bediener gefragt, wie sie arbeiten, bevor sie es in der App dokumentiert hat. Das führte manchmal zu Diskussionen, sagt Willemsen: „Agnieszka hat keine Führungsposition und kann das nicht allein entscheiden. Wenn verschiedene Leute unterschiedliche Vorstellungen von der besten Arbeitsweise hatten, haben wir gemeinsam entschieden.“

„Letztlich gibt es nur eine beste Arbeitsweise. Die ist jetzt für alle zugänglich. Wenn es doch einmal eine Diskussion darüber gibt, kann man einfach auf die Arbeitsanweisung verweisen. Das ist auch sehr nützlich, um neue Leute einzuarbeiten.“

Verbesserung

Mehr aus den Daten machen

Wiederkehrende Aufgaben sind jetzt dokumentiert, ebenso Checklisten und Arbeitsanweisungen. Die Bediener nutzen auch die Möglichkeit, Maßnahmen anzulegen, wenn ihnen etwas Ungewöhnliches auffällt. Van Dijk: „Die Begeisterung dafür war so groß, dass wir anfangs ein bisschen filtern mussten. Nicht jeder Punkt ist eine Maßnahme. Inzwischen läuft es reibungslos.“

Willemsen findet, dass mit diesen Informationen mehr passieren sollte: „Diese Maßnahmen sind relevant und dafür da, erledigt zu werden. Also muss man sie auch erledigen. Das haben die Teamleiter noch nicht ganz verinnerlicht. Wir gehen das jetzt an, indem wir die Liste der Maßnahmen in Arbeitsbesprechungen durchgehen und gemeinsam entscheiden, was bei jeder Maßnahme zu tun ist. Dann ist sie schnell erledigt.“

Zusätzliche Unterstützung

Die Struktur richtig aufsetzen

Anfangs war noch nicht ganz klar, was genau eine Aufgabe ist, wann man eine Checkliste nutzt und wofür Arbeitsanweisungen da sind. Willemsen: „Wir hatten noch nicht alle Möglichkeiten der App ganz verstanden. Nach dem Pilotprojekt haben wir EZ Factory um zusätzliche Unterstützung gebeten, und dadurch können wir jetzt alle Funktionen der Plattform optimal nutzen. Sie haben uns auch geholfen, über die App selbst hinauszuschauen. Zum Beispiel, wie man die App in der Kommunikation zwischen Teamleitern und Bedienern einsetzt oder was man mit den Berichten machen kann.“

Pflege

Ein lebendiges System

„Wir sind noch nicht am Ziel“, sagt Van Dijk. „Wenn man so eine Plattform nutzt, muss man sich bewusst sein, dass sie nicht von selbst läuft. Man muss das System gut befüllen und pflegen. Man verfolgt damit ein bestimmtes Ziel, und das muss man im Blick behalten. Wir wollten vor allem das Wissen unserer Bediener festhalten und benutzerfreundlich zugänglich machen. Das ist uns gelungen.“

Willemsen fasst zusammen: „Uns ist auch sehr wichtig, dass das System zur Arbeitszufriedenheit beiträgt. Es sorgt dafür, dass alle wissen, was von ihnen erwartet wird, und es gibt weniger Diskussionen. EZ Factory sagt ‚Power to the Operator‘, und genau das haben wir erreicht. Das ist für mich der größte Vorteil dieser Plattform.“